Qualquer organização almeja baixar custos e aumentar a eficiência financeira. O lucro adicional gerado, poder ser canalizado para novos investimentos, novos mercados, investigação e desenvolvimento, contratação de talento ou outro fim estratégico. Mas, como?
Já anteriormente falei de eficiência e gestão visual do armazém e, desta vez, o foco vai para o inventário. Temas elementares para quem está na logística, é verdade, mas também todos reconheceremos três asserções:
- Permitem poupanças assinaláveis e imediatas;
- Independentemente de ser evidente, todos sabemos que, em muitos casos (mais do que os desejáveis!), não são cumpridos e,
- Mais do que tudo, trata-se de fomentar e enraizar boas práticas às equipas de armazém. Assim, serve-se um duplo objetivo: poupança nos custos e melhoria da eficácia de processos.
Assim é com o inventário. Segundo Rhonda Abrams, reconhecida colunista, speaker e autora americana, especialista em planeamento de negócios, “Inventory is money sitting around in a different form”. Uma perspetiva que nos capta a atenção em relação ao mal-amado da logística: o inventário.
Podendo ser matéria-prima, componentes para processamento ou produto acabado para venda, um inventário atualizado (com a perícia de um detetive!) é meio caminho andado para um negócio eficiente. Mas, com que frequência deve ser feito o inventário? Na verdade, depende das caraterísticas de cada produto. Diria que, a produtos de menor rotatividade mensalmente, os de maior rotatividade, uma vez por semana, e produtos de alto valor, diariamente.
Segredos? Não há segredos (nem surpresas!) em stocks bem guardados. O segredo está em contactar, classificar e organizar com o melhor método de um detetive desconfiado. Explico: ser minucioso, contar e recontar, sem se deixar enganar pela informação nas embalagens é o primeiro passo do sucesso de um stock imaculado. Se, na embalagem indica 10 unidades, nada como abrir e contar. Esta vista à lupa vai poupar muitas más surpresas, como faltas e desaparecimentos inexplicáveis, envoltas no nevoeiro do ‘mistério logístico’.
Nunca facilite. Todos os artigos, quando entram a stock, devem conter informações como a origem, volume, quantidade, unidades por caixa (o ideal é armazenar em caixas com o mesmo número de unidades.), por palete, códigos e referências. Reanalise e valide que todas as informações estão corretas. Crie rotinas para a atualização dos dados. E, quanto mais informações e descrições forem levantadas, mais fácil será localizar um artigo. Invista tempo na riqueza dos detalhes, serão ouro nas entradas e saídas de cada produto.
E não esqueça: o melhor amigo de uma logística eficiente, é a tecnologia. Sistemas inteligentes identificam erros, falhas, riscos e ainda fornecem valiosa informação para a identificação de oportunidades de melhoria. Um produto que tenha uma grande rotatividade será fácil de identificar, perante outro que está sempre parado e que nunca sai. Informação que vale ouro para os departamento de marketing e comercial que, com os produtos de menor saída, podem fazer bundling, descontos, reconhecimento aos melhores clientes, ofertas para fins de reputação, potenciar as vendas online, entre outras opções que não seriam espoletadas sem a informação decorrente de um inventário em dia.
Por último, mas não menos importante, o tempo e o momento certo para fazer um inventário. Opte pelos dias mais calmos, afastados dos finais de mês, uma ponte ou feriado, e longe da época do ano onde estão os picos de venda. A tranquilidade da operação permitem a todos os agentes da logística retirarem toda a informação com maior perícia e exatidão.
Por pouco atrativo que o inventário possa parecer, deve ser sempre encarado como uma forma de ganho de eficiência de processos e financeira, mas também de criação de rotinas e boas práticas na equipa de armazém. Em todos os casos, garanto, os resultados são imediatos e quantificáveis, permitindo identificar um antes e depois.
E lembre-se: “Inventory is money sitting around in a different form”.
Sara Monte e Freitas, Partner | Expense Reduction Analysts
