Até recentemente, o Excel era a principal ferramenta para o processo de compras – era possível amá-lo ou odiá-lo -, mas não viver sem ele. Em muitos casos, ainda é a melhor opção para fazer o trabalho. Quanto menor a empresa e o número de parceiros, mais eficiente é acompanhar todos os dados em algumas folhas de cálculo. Mas, à medida que os negócios crescem, o sistema anteriormente eficiente pode tornar-se um pesadelo com informações perdidas, perda de tempo e, em geral, um desperdício de dinheiro. Neste artigo, apresentamos as razões pelas quais o Excel já não o está a ajudar no Procurement e o que pode fazer para colocar o seu processo de compras num caminho eficiente.
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Não é o Excel, é você

Não me interpretem mal – o Excel é óptimo! Muitos departamentos de compras adoram o Excel e por um bom motivo. Como dito anteriormente, quando o volume de negócios é baixo e a equipa de compras é pequena, uma folha de cálculo é a maneira mais rápida e confortável de reunir algumas fórmulas e analisar um conjunto de dados pequeno a moderado.

O Excel também parece universal, pois todos sabem um pouco sobre o assunto, todos o usam até certo ponto e os arquivos são fáceis de explicar. Também é simples criar fórmulas personalizadas para as suas necessidades específicas e criar exactamente o sistema que precisa naquele momento.

E, se tudo o resto falhar, pode sentir-se bem consigo mesmo e com o seu livro de folhas de cálculo impecável. Nada diz “profissional importante” mais claramente do que a capacidade de elaborar um labirinto impressionante e complicado de folhas de cálculo.

Mas, à medida que o conjunto de dados aumenta, a solução que antes era tão simples, de repente, deixa de o ser. Tentar gerir colaborações mais complicadas, pedidos diferentes e conjuntos extensos de dados com uma solução única para todos, pode acabar por custar mais em erros, perda de tempo e, claro, dinheiro.‍

Os tempos estão a mudar

À medida que a sua empresa cresce, os processos de compras crescem com ela. Ao mesmo tempo, as compras estão a evoluir. As empresas que desejam permanecer competitivas e produtivas têm que manter os seus processos de compras actualizados.‍ As compras já não são apenas uma unidade de custo, em que os contabilistas trabalham com folhas de cálculo empoeiradas na sala dos fundos do escritório.

‍As compras são reconhecidas como uma prioridade estratégica, com um impacto fundamental no alcance dos objectivos do negócio. A digitalização das compras pode atingir 5-10% de economia de custos e um aumento de 30-50% em eficiência.

As principais razões pelas quais as compras devem ser digitais estão directamente ligadas à rapidez, eficiência e precisão:

• Aumento de dados – quanto mais informações precisa de manipular, mais difícil será manter o acompanhamento no Excel.
• Mais utilizadores – quanto mais pessoas precisarem de trabalhar com os dados simultaneamente, mais espaço há para erros. As informações podem perder-se, ser duplicadas ou apagadas e um pequeno erro de digitação pode desencadear uma reacção em cadeia de caos. Isso também pode levar a várias versões da mesma folha de cálculo que não são adicionadas – se a duplicação for notada.
• Erros de entrada e dados – errar é humano e não é uma surpresa que 88% das folhas de cálculo contêm erros. A inserção manual de dados é o principal culpado e o Excel não pode detectar inconsistências de dados, como muitos softwares baseados em IA.
• Necessidade de resposta rápida – muitas actividades diárias exigem muito trabalho manual com folhas de cálculo clássicas e isso causa atrasos e ineficiência. Com um software automatizado, pode aprovar solicitações e enviar respostas com apenas alguns cliques.
• Manter todos na mesma página (mas não literalmente) – em organizações maiores, muitos departamentos devem ter acesso às mesmas informações e também manter as informações sempre actualizadas.
• Aceder a dados oportunos – as folhas de cálculo não reflectem as actividades diárias sem esforço adicional. A actualização das informações de progresso não é feita de todo ou constitui trabalho manual entediante. A única eficiência é desperdiçar tempo dos funcionários e desmotivá-los simultaneamente.
• Ligar várias fontes de informação – coordenar diferentes fontes de informação apresenta os mesmos problemas que manter os dados actualizados em geral. É o tipo de trabalho que os robôs realmente devem assumir – e o mais rapidamente possível.
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Então, o que usar em vez do Excel? 

Se procura uma actualização do Excel, ERP’s genéricos vêm à mente. Infelizmente, se algo alega fazer tudo, raramente faz algo bem. Nas compras, os ERP’s carecem de algumas qualidades cruciais, que podem tornar-se um problema tão grande quanto as desvantagens do Excel.

• ERP’s não são para compras – destinam-se principalmente às principais divisões de uma organização, por exemplo, finanças, contabilidade, vendas, marketing e até RH. No entanto, no que diz respeito à compra, permitem ao usuário enviar um pedido de compras e é isso.
• Desenvolvimento personalizado é caro – o desenvolvimento de um ERP personalizado para uma organização específica é dispendioso e significa mais dores de cabeça e despesas com manutenção adicional. A longo prazo, algumas ferramentas específicas bem selecionadas e integradas farão um trabalho melhor com menos problemas.
• Os módulos de compras electrónicas são complicados e hostis ao usuário – mesmo que um ERP possua um módulo de compras electrónicas (e isso é raro), suporta funções limitadas e não aumenta a eficiência e a velocidade que esperaria.

Actualmente, existe uma grande variedade de soluções especializadas em compras digitais, projetadas especificamente para atender às necessidades de Procurement. Obviamente, toda organização é única no seu contexto e operações, portanto, encontrar uma boa correspondência depende de realmente conhecer as suas necessidades.

Aqui estão alguns exemplos de software e plataformas de compras com todos os seus pontos fortes:

TenderTool para logística – a plataforma de compras electrónicas de mais rápido crescimento em logística, que torna os processos de fornecimento de transportes simples e eficientes;

Classificação Kodiak SRM – fornece acesso a análises avançadas de fornecedores e sourcing, aprimora a colaboração e permite encontrar os fornecedores certos;

ProcurementFlow para trabalho em equipa e colaboração – software simples baseado em nuvem para colaborar com colegas de negócios e potenciais fornecedores, bem como entre a equipa;

Sievo para análise de compras – integra mais de 700 fontes de dados para fornecer informações valiosas sobre os gastos e reduzir custos;

Basware source to pay – promete 100 de visibilidade dos gastos e agregação de dados financeiros em todas as suas operações numa única plataforma.
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Conclusão

Em qualquer empresa, a escolha das ferramentas certas é uma opção que pode pagar juros ou causar prejuízos nos próximos anos. Minimize o caos no seu ciclo de vida do Procurement, reduza erros humanos e mantenha os seus processos consistentes com o software de compras electrónicas certo.