Se até há pouco tempo muitas empresas não tinham um processo de compras estruturado, hoje já se verifica uma crescente adesão a métodos logísticos mais eficientes, existindo cada vez mais empresas a apostar na otimização do processo de compra.
Procurement e o impacto nas organizações
Deriva do latim procurare, cujo significado está relacionado com a gestão de negócios alheios. O Procurement, numa tradução mais liberal, poderá ser traduzido para aquisição, compra ou aprovisionamento de bens ou serviços. Mas Procurement é algo muito mais complexo: engloba diversos elementos, etapas e tarefas relacionadas com a gestão de toda a cadeia logística de uma empresa.
Muitas vezes utilizado como sinónimo do simples processo de compras, o Procurement vai muito além do típico trabalho de adquirir, receber e pagar abastecimentos. Este é apenas mais um dos muitos processos incluídos neste termo.
No fundo – e de forma geral –, Procurement está relacionado com todo o ciclo logístico da relação entre a empresa e o fornecedor. Abrange pesquisas de mercado, avaliação de fornecedores, negociação de preços e contratos, assim como toda a componente financeira envolvida.
O processo de Procurement tem associadas várias tarefas. Ora vejamos:
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Cotação, avaliação e seleção dos fornecedores;Negociação entre a empresa e fornecedores;
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Gestão de contratos;
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Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
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Transporte, logística e recebimento de pedidos;
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Avaliação de desempenho dos fornecedores.
A diferença entre Procurement e Sourcing
São dois termos facilmente – e recorrentemente – associados. Embora seja simples perceber as semelhanças existentes, referem-se, na verdade, a coisas diferentes. Sourcing representa um conjunto de processos relacionados com a procura de novos fornecedores, com a finalidade de encontrar melhores preços ou produtos com melhor qualidade. Já o Procurement é um processo que se refere a algo muito mais geral, no qual o Sourcing representa apenas uma etapa do ciclo.
E-Procurement: o que é?
Recorrentemente associado ao Procurement está um outro conceito: o E-Procurement que é a automação de todas as etapas necessárias para as compras B2B, e é muito mais abrangente que o e-commerce, pois não se limita à compra e venda de produtos ou serviços num endereço eletrónico, pois vai desde a pesquisa de fornecedores até à compra.
Mas de que forma o Procurement auxilia o processo de compras?
O Procurement representa uma das melhores ferramentas para melhorar a estratégia de compras das empresas, mas de forma a aplicar a estratégia o mais corretamente possível, é necessário assegurar o cumprimento de vários aspetos:
- Pesquisa de mercado
Olhar para o mercado, procurar as últimas tendências e encontrar as melhores soluções para colmatar as necessidades identificadas: é nesta fase que a empresa identifica e avalia os melhores parceiros para a execução das tarefas.
- Análise de necessidades internas
Com o Procurement, o objetivo passa por olhar para as necessidades e objetivos da empresa para que seja possível perceber quais as diretrizes e estratégias que devem ser aplicadas, de forma a satisfazer as necessidades identificadas.
- Registo de transações
Todas as transações são registadas e monitorizadas por um responsável, de forma a construir um histórico que permita identificar as necessidades associadas a cada época do ano.
- Avaliação de fornecedores
Depois de identificados e confirmada a receção da mercadoria, é importante que as empresas tenham estratégias para avaliar o desempenho dos fornecedores, percebendo se estão a corresponder às expectativas.
- Verificação de pedidos
O Procurement é também um processo responsável por receber os pedidos e confirmar se tudo está alinhado com o pretendido e de acordo com os contratos.
- Consultoria jurídica
Além de todo o processo de Sourcing, negociação e verificação dos pedidos, o Procurement engloba também serviços de suporte jurídico que poderão, por exemplo, ajudar as empresas na elaboração de contratos com fornecedores.
- Padronização de processos
O Procurement procura também construir uma gestão de compras mais eficiente, com custos reduzidos e com uma otimização do tempo gasto em processos. Se por um lado ajuda a melhorar a relação entre fornecedor e cliente, por outro padroniza também todos os processos relativos às compras.
Procurement e WMS: a solução para a otimização da gestão logística
Gerir os processos de Procurement passa pela aposta em sistemas especializados para o efeito. A adoção de ferramentas ágeis e completas é o primeiro passo na otimização de todos os processos de gestão logística. Estas ferramentas representam um bom complemento nas diferentes etapas da gestão de fornecedores, entre elas: a colaboração entre os fornecedores, a análise de gastos, o E-Sourcing, o Contract Lifecycle Management (CLM) ou a gestão de abastecimento.
Com a utilização de Warehouse Management Solutions, é possível:
Otimizar custos: ao compreender a origem dos custos e encontrando soluções de poupança, através de análises, ou identificando outras oportunidades de negócio menos dispendiosas.
Analisar dados: tendo em conta que o sistema assegura o acesso a toda a informação, de forma segura e robusta, permitindo-lhe perceber melhor como, quando e em que situação está a gastar.
Melhorar a rentabilidade: ao permitir a tomada de decisões mais estratégicas e um acompanhamento mais próximo do processo.
Integrar vários sistemas: o WMS integra facilmente nos sistemas já existentes e tem um rápido retorno do investimento, de modo a permitir compensar os gastos.
Todo este processo de Procurement, em cadeia, permite rentabilizar ao máximo o processo de compras. Através da redução de custos, as empresas podem ainda investir em melhorias, como é o caso do atendimento ao cliente e do aumento da satisfação dos consumidores.
Hoje já existem soluções de digitalização de todo o processo de compras, permitindo às organizações serem mais eficientes e competitivas na gestão de um processo indispensável ao bom funcionamento de qualquer organização.
Pedro Pimenta, Business Developer | PRIMAVERA Business Software Solutions
