Olá, caros leitores, no artigo de hoje iremos tratar da evolução do departamento de compras da sua empresa. Aquele modelo antigo de departamento de compras, onde o comprador é apenas um “fazedor de pedido” já não suporta mais as necessidades das empresas modernas e as práticas de mercado. Muito importante que após a implantação de uma política de compras, onde evoluímos de um departamento de compras do modelo tradicional para um de “strategic sourcing” – tratámos dessas principais diferenças em um artigo anterior, é criar um modelo de acompanhamento, ou seja, não existe como avaliar nenhum processo se não medirmos sua eficiência, ou seja, não se melhora o que não se mede…
Neste artigo iremos mostrar alguns indicadores, que podem e devem ser utilizados para medir a eficiência do processo de compras, tanto do ponto de vista de redução de custo, quanto de aspectos que devemos colocar o departamento de compras em sua métricas, sendo eles, processo logístico (entrega, embalagem, nota fiscal, pagamento e etc.), como processo de qualidade (PPM, certificação de fornecedores, problemas de design ou projeto e etc).
As melhores práticas demostram que o ideal é usarmos vários indicadores (KPI) de compras, logística, qualidade e financeiros que juntos irão compor a nota final dos fornecedores e tanto será utilizada para o pagamento de bônus ou prêmios às equipes de supply chain (compras, logística, warehouse e etc).
As metas devem SEMPRE ser compartilhadas e revistas mensalmente e publicadas em local visível e de preferência em formatos gráficos. Ou seja, compras deve focar sim em redução de custos, melhoria dos fornecedores, melhoria dos prazos de pagamento e etc, mas também deve ser responsabilizado por problemas ou notas de delivery (logística) e qualidade.
Essas metas devem ter de 6 a 10 parâmetros, dependendo do tamanho da empresa, do departamento de compras e da estratégia que foi implantada com foco no “strategic sourcing”.
Abaixo uma lista com alguns exemplos de indicadores, onde eles se enquadram. Esperamos que utilizem esses ou outros indicadores (KPI), pois não se melhora aquilo que não se mede.
Indicadores de compras (KPI)
Os indicadores de compras podem ser divididos em várias categorias, por exemplo, medições gerais de compras, desempenho de entrega, medições de custos, etc. É importante lembrar que esses indicadores não são considerados isoladamente, mas geralmente são usados para comparar as melhores práticas.
I. Medições de KPI de compras gerais:
. Tempo do ciclo do pedido (em dias);
. Porcentagem de compras de serviços manipuladas pelo departamento de compras;
. Número de fornecedores.
II. KPI de custo
. Custo da ordem de compra;
. Redução de custo = preço real de compra – último preço pago;
. ROI de compras = (redução de custos) / custo da operação de compras.
III. KPI de qualidade
. Proporção de rejeição = $ Valor das mercadorias rejeitadas / $ Valor das mercadorias recebidas;
. Porcentagem de Fornecedores Certificados;
. Retorno ao custo do fornecedor.
IV. KPI de entrega
. Índice de tempo de entrega;
. Resumo de Expedição de Fornecedores;
. Disponibilidade = número de vezes que as mercadorias estavam disponíveis no fornecedor / nº de pedidos feitos com o fornecedor.
V. KPI de inventário / turnover
. Taxa de rotatividade de estoque = custo previsto de mercadorias vendidas nos próximos 12 meses / valor atual do estoque (a média do estoque é 3);
. Custo de Carga de Estoque;
. Atividade de inventário = Inventário mensal médio aliviado / inventário total disponível.
Mauricio Torres | MP Consulting
