Na sequência da série iniciada recentemente sobre os Desafios da Gestão de Frotas, hoje o tema é a informação e a tomada de decisões estratégicas.
Informação, curiosamente, foi o meu primeiro desafio quando cheguei a esta área das frotas, e continuou sempre uma preocupação. Gerir sem números não é possível. No entanto, mesmo nos tempos de hoje há muito a fazer neste âmbito nas frotas atuais. Acompanho com frequência as reuniões entre gestores de grandes frotas multinacionais, e em alguns casos vejo ainda informação não sistematizada, dispersa, sistemas diferentes nas diversas áreas da empresa.
E temos que entender que sem a informação adequada, no momento certo, a empresa suporta custos de ineficiência, opções erradas, atraso na renovação, etc.
Já aqui abordei há tempos um projeto que dinamizei, tive a felicidade de juntar algumas pessoas com grande criatividade e vontade de evoluir e com a ajuda preciosa de uma equipa da Novabase desenvolvemos de raiz nos CTT – Correios de Portugal uma aplicação que era só, na altura, a melhor aplicação para a gestão de frotas (SGT). Já passaram muitos anos, essa aplicação foi sendo atualizada, penso que ainda existe e foi um exemplo de conceção, planeamento e trabalho de gente especial!
Mas, como disse, temos sempre que olhar para a informação que recebemos e perceber se há alguma coisa que possa estar errada. E mudar na altura certa, com condições para isso, é sempre um processo complexo.
No primeiro texto que escrevi nesta série, abordei a importância de ter opções bem claras na gestão de uma frota. Naturalmente que as opções em jogo dependem do tipo de frota que estivermos a considerar e onde está a operar. As soluções de uma frota com utilização intensa não podem ser as mesmas que para uma frota com uma utilização menor; uma frota de veículos pesados é diferente de uma frota de veículos ligeiros…
Estamos a falar da aquisição de frota própria ou de formas de contratação, como o aluguer operacional ou o aluguer financeiro. Estamos a falar também de operação própria ou contratação de serviços. Estamos a falar do tipo de energia.
Estas primeiras opções têm consequências em outras situações como a contratação de seguros, a manutenção, o próprio plano de renovação. A dimensão da frota e a sua disponibilidade contam igualmente para as soluções.
A economia tem picos de atividade significativos e uma frota pode precisar de mais veículos em períodos de pico, como recentemente aconteceu a muitas empresas. E as empresas têm que funcionar sempre bem e ainda melhor nos períodos em que vendem mais. Mas é essencial que as frotas tenham a dimensão mais adequada, para não criar excessos sem utilização. É preferível ter menos veículos e ter soluções para contratar meios adicionais quando efetivamente são necessários.
José Guilherme, Fundador | SEGEF FROTAS
