Um fabricante mundial de dispositivos médicos, vendido por um conglomerado mundial de cuidados de saúde a uma entidade global de capital de risco, é um dos clientes da Efficio. A equipa de procurement, sistemas, processos e a base de fornecedores permaneceram com o proprietário, tornando o processo de separação mais desafiante. A consultora foi requisitada para redesenhar a função de procurement no período de pós-aquisição do fabricante.
Inicialmente, a Efficio foi totalmente contratada para atuar como departamento do procurement global do cliente, enquanto também prestava assistência na transição para a preparação da função de procurement e da cadeia de abastecimento, e criação de políticas. Contudo, mais tarde, ficou a cargo da Efficio a estruturação do departamento de procurement do cliente, e de impulsionar a redução de custos em áreas-chave de despesas de forma a ajudar a empresa a reencontrar-se como uma entidade recém-separada.
Tendo em conta que o cliente da Efficio ficou com recursos mínimos durante a transição, a consultora conseguiu ajudá-lo a ultrapassar esses obstáculos. O cliente estruturou, com a orientação da Efficio, o processo de mudança através de quatro fluxos de trabalho-chave: criação de políticas, processos, ferramentas e sistemas; desenho da organização; principais projetos de apoio à cadeia de abastecimento; e preparação de contratos e fornecedores.
Segundo a Efficio, a gestão dos prazos e objetivos de cada projeto foi fundamental para a preparação da função de procurement para a passagem do cliente a uma organização totalmente independente. Em primeiro lugar, a equipa cliente-Efficio estabeleceu como prioridade imediata uma cadeia de abastecimento independente para os clientes, de forma a garantir a estabilização das margens. Seguiram-se políticas e processos, tendo sido criado um processo provisório da source-to-pay (S2P) num novo ERP. Isto permitiu ganhar tempo para definir um processo de transição mais abrangente que seria implementado a tempo da saída final do Transition Service Agreement (TSA).
Outro dos obstáculos evidenciados foi o facto de o cliente da Efficio dispor de poucos dados sobre a sua anterior empresa-mãe. Contudo, foi possível reunir informações de diferentes fontes de dados de fornecedores, de diligências devidas, e de uma recolha automática de faturas para criar um quadro completo das despesas que preenchesse as lacunas, sendo esta a base sobre a qual o cliente conduziu as reduções de custos.
Para alcançar estas reduções de custo, o cliente focou-se nos 3PL e 4PL sediados nos EUA. Os centros de distribuição globais precisavam de estar em locais que pudessem responder de forma razoável a todos os clientes dentro dos Service Level Agreements (SLAs) estabelecidos. Os serviços 3PL e 4PL permitiram poupanças de 17%, tendo ainda sido obtidas poupanças adicionais de 12% em várias categorias, como recrutamento permanente, produtos de laboratório ou negociações de softwares.
A colaboração entre o cliente e a Efficio foi fundamental para a obtenção de resultados, mas o desenho da organização foi outro aspeto importante para preparar a equipa de procurement do cliente para o sucesso, de acordo com a consultora. A Efficio prestou assistência na definição de uma equipa global, com foco em estratégia, de 14 profissionais de procurement e na seleção, contratação e integração do novo CPO.
