“As tecnologias de IA podem automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, permitindo que te concentres em aspetos mais estratégicos e de valor acrescentado na gestão da cadeia de abastecimento.” Não, não se trata de uma citação de um académico ou profissional de renome sobre a utilização de Inteligência Artificial (IA) no procurement e na gestão da cadeia de abastecimento, mas sim de uma transcrição literal da resposta do próprio ChatGPT. Conheça umas quantas dicas que o ChatGPT nos deu sobre a sua utilização por profissionais de procurement.
Dois anos após o seu lançamento, questionámos o ChatGPT sobre formas dos profissionais de procurement o utilizarem, mas antes que coloque perguntas como: “Exatamente de que forma posso utilizá-lo?” ou “Como pode ajudar-me a fazer o meu trabalho, melhor e mais rapidamente?”, vamos a algumas recomendações essenciais.
Como o próprio sistema reconhece, a sua utilização não deve substituir a “due dilligence” e as melhores práticas da atividade. Portanto, qualquer informação fornecida deve ser sempre verificada. É só uma ferramenta de apoio, para inspirar, para ajudar, para propor… e não para fazer por si.
Outro aviso importante: o ChatGPT (e outras ferramentas de IA generativa publicamente disponíveis) não é confidencial, o que significa que os utilizadores devem abster-se de introduzir quaisquer dados ou informação proprietária quando escrevem prompts ou perguntas. Evite partilhar dados privados da empresa, informações financeiras e torne sempre os seus dados anónimos.
Não economize nas palavras. A escrita de prompts para chatbots com IA é uma disciplina, uma ciência, em si mesma. Por isso não deve cortar nos pormenores. Para tirar o máximo partido de ferramentas como o ChatGPT, é necessário contextualizar e customizar as suas instruções, pois isso dará ao seu pedido um contexto muito mais profundo e, com esse contexto, obterá uma melhor resposta.
Os profissionais de compras, volta e meia, precisam de identificar novos fornecedores. Mas como é que se pesquisam alternativas? Ou, talvez já tenha identificado uma lista restrita de fornecedores, mas não sabe muito sobre as empresas? É aqui que pode entrar a utilização do ChatGPT como ferramenta de apoio à pesquisa. A capacidade da IA para ler e analisar grandes quantidades de dados e informação num curto intervalo de tempo pode revelar-se um ponto de partida útil na pesquisa de novas empresas, produtos ou prestadores de serviços. A versão mais recente do ChatGPT expandiu significativamente esta possibilidade de utilização. A ferramenta tem agora acesso a informações atualizadas da internet, em comparação com as versões anteriores, que tinham bases de dados mais limitadas.
Portanto, comece por “brincar” com as versões gratuitas, teste e faça simulações. E, mais uma vez, recorde que quanto mais contexto (anónimo) puder fornecer, mais e melhor retorno terá.
Precisa de ajuda para redigir uma resposta complicada a um fornecedor? Ou tem a sensação de que o seu feedback a um interlocutor interno não está a ser bem compreendido? Produzir rascunhos de primeira cópia ou sugerir reescrições para alterar o tom ou melhorar a estrutura é uma das funções mais utilizadas do ChatGPT. Os próximos passos podem incluir a sua utilização para ajudar, por exemplo, a redigir documentos como modelos de Pedido de Proposta (RFP) ou os elementos básicos de contratos.
A sua experiência e o seu contexto como profissional de compras e procurement continuam a ser fundamentais para o produto/resultado final, mas é possível poupar tempo significativo ao começar. Outros exemplos? Resumir documentos e regulamentos complicados, sumarizar e-mails longos ou até mesmo para garantir a clareza das suas próprias respostas.
Contudo, a capacidade da IA generativa vai muito além de resumir texto a uma velocidade rápida. Os chatbots com IA generativa como o ChatGPT são também muito usados para fazer perguntas específicas sobre regulamentação, para resumir mais rapidamente grandes partes de um texto legal e avaliar rapidamente quais os elementos que podem afetar a sua cadeia de abastecimento ou os processos de conformidade.
As possibilidades não são infinitas, mas são muitas, por isso mantenha a sua mente aberta, mas não esqueça precauções que são fundamentais. Os chatbots de IA generativa de acesso livre, como o ChatGPT, não são apropriados para utilização em casos em que seja necessário gerir informações sensíveis sobre contratos ou fornecedores, por exemplo. No fundo, a IA abre possibilidades de evolução para algumas funções atuais, desde que os profissionais usem o bom senso e apliquem verificações relevantes ao lidar com as respostas da IA.
Pontos positivos:
✔ Automatização de tarefas repetitivas – Permite que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas.
✔ Apoio à pesquisa de fornecedores – Ajuda a identificar novas empresas e analisar grandes quantidades de informação rapidamente.
✔ Auxílio na comunicação – Pode melhorar a clareza de respostas a fornecedores e ajudar na redação de documentos como RFPs e contratos.
✔ Síntese de informação – Resume documentos extensos e extrai pontos-chave de regulamentações de forma eficiente.
Pontos de atenção:
⚠ Confidencialidade – Deve-se evitar inserir dados sensíveis ou proprietários.
⚠ Dependência excessiva – O ChatGPT é uma ferramenta de apoio, não um substituto para a análise crítica e a “due diligence”.
⚠ Qualidade da informação – Como os dados da IA vêm de fontes diversas, é essencial validar todas as respostas.
Receber formação sobre como utilizar estes sistemas também ajuda e contribuirá para que os profissionais estejam mais equipados e bem preparados para lidar com os novos desafios. Usar IA no procurement pode aumentar a eficiência, mas só será realmente vantajoso se for bem compreendido e aplicado com critério.
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