Ordem, limpeza e arrumação. Estas palavras ilustram perfeitamente o tema sobre o qual vos convido a refletir comigo: gestão do visual do armazém.
Comecemos por uma simples questão: quem não gosta de entrar em casa e vê-la limpa, arrumada, com um cheiro agradável no ar? E sentir que é um espaço harmonioso, tranquilo, que gera boas sensações e que parece estar sempre pronto para receber visitas? Todos nós gostamos, com toda a certeza. Este exemplo serve para ilustrar os princípios basilares que devem ser transpostos para o armazém, enquanto espaço de trabalho, e que evidenciarão o nível de organização, brio e produtividade aí existentes.
E como podemos construir esta realidade? De forma muito simples, através de um conjunto de ações quotidianas, que têm de se tornar rotineiras, e que passam pela organização e limpeza dos postos de trabalho e do espaço onde decorrem as operações. Ter, por exemplo, toda a estanteria identificada com letras, números, lugar e nível; ter os corredores limpos, desimpedidos e claramente identificados; despoluir a comunicação visual garantindo que toda a informação afixada no armazém tem um propósito claro e se mantém apenas enquanto estiver atualizada; ter uma zona de retornos limpa e arrumada diariamente; garantir que os big bags não têm lixo atulhado.
Todas estas são medidas aparentemente simples, mas que mantidas de forma permanente e consistente, têm como consequência a obtenção de níveis superiores de produtividade que geram maiores níveis de rentabilidade, para além de evitarem ineficiências que se revelam dispendiosas.
Este conjunto de ações óbvias e de simples implementação fazem com que a plataforma seja de entendimento rápido, eficaz e claro para todos. Como costumo dizer, um armazém arrumado não precisa de tradução. Qualquer profissional entende claramente onde pode encontrar tudo.
Mas a gestão do visual do armazém ou plataforma logística não se deve aplicar apenas às infraestruturas. É muito importante que se estenda também às pessoas e aos seus comportamentos: usar sempre fardamento impecável e limpo, respeitar os procedimentos e as regras instituídos, não comer nem beber no armazém, respeitar e cumprimentar colegas e restantes pessoas que visitam as instalações.
Por oposição, e talvez sem um grande esforço de imaginação, percebemos que um armazém caótico consome tempo e energia valiosos e gera perdas de produtividade incalculáveis. Neste cenário, arrumar o desarrumado é uma tarefa sem fim. Telefonar vezes sem conta a passar informações de colaborador para colaborador, apenas para concluir que quando a informação finalmente chegar ao fim da cadeia vem por norma deturpada e acaba por gerar ainda mais ineficiência. O tempo gasto a chamar o diretor, o coordenador, o chefe de equipa, o assistente e outros, para explicar, porque nada está claro e tudo é de difícil entendimento… É um cenário desolador.
Gerir corretamente o visual do armazém é uma atividade de enorme simplicidade, que aumenta drasticamente a produtividade e a motivação dos trabalhadores. Se, todos os dias, se cumprir uma rotina da limpeza, identificação e seleção da informação, o retorno vai chegar mais cedo do que o esperado.
Como vemos, também num armazém ou plataforma logística se pode aplicar o velho adágio popular, ‘uma imagem vale mais do que mil palavras’. Aquela primeira perceção que sentimos e que, por vezes, não conseguimos explicar, tem muitas vezes muito peso e assume um impacto determinante, particularmente quando um cliente atual ou potencial visita as instalações. O que é aparentemente um tema menor, pode fazer toda a diferença.
Assim, qualquer momento é um bom momento para a tomada de medidas relativas à gestão do visual do armazém. E esta época de férias, que precede a azáfama da preparação das operações de Natal, poderá ser a janela de oportunidade perfeita para afrontar o óbvio e iniciar um novo ciclo na gestão do armazém.
Sara Monte e Freitas, Partner | Expense Reduction Analysts
