Devido às instruções e recomendações das autoridades e face à evolução recente do vírus COVID-19 em Portugal, as empresas começaram a reforçar e adotar medidas que diminuam o risco de propagação do vírus.

Com toda esta situação, as empresas começaram a optar por colocar os seus colaboradores a trabalhar remotamente, e para muitas dessas empresas e gestores começaram a surgir dúvidas, e agora? Como iremos trabalhar remotamente? Estará a nossa empresa preparada para isso? Estará a nossa empresa preparada para dotar os nossos colaboradores das melhores ferramentas para continuarem a sua atividade profissional a partir de casa?

Neste artigo queremos mostrar o que é o trabalho remoto e as vantagens que pode trazer para a sua empresa.

Vamos a isso?

Como o próprio nome diz, o trabalho remoto é a possibilidade do colaborador conseguir realizar as suas tarefas fora do ambiente da empresa.

Nesta fase que o país atravessa, muita pessoas estão a trabalhar a partir de casa, por isso chamamos de home office.

Antes de implementar o home office na empresa, é importante que a mesma tenha conhecimento sobre a infraestrutura necessária para a realização das atividades remotamente.

A implementação do home office na empresa, pode trazer benefícios para a empresa e os colaboradores.

Um dos benefícios que o trabalho em home office traz para as empresas é a produtividade.

Certamente esta é uma das principais preocupações das empresas ao implementar o home office. Será que a minha produtividade vai cair?

Muitas pesquisas apontam o contrário – os colaboradores que trabalham a partir de casa são mais produtivos.

Isto acontece porque a deslocação para o trabalho, muitas vezes é demorada, o que leva a que muitas vezes já sintam cansaço e stress quando chegam ao trabalho. Claramente, isto irá influenciar negativamente na produtividade do colaborador.

Garantir a produtividade dos colaboradores em regime de home office é um grande desafio para muitas empresas.

A distância pode interferir na comunicação, elemento essencial para uma boa gestão de equipa e de projetos. Contudo, já existem no mercado diversas ferramentas que podem ajudar nestas tarefas.

1. EMPRESA DEVE CRIAR REGRAS

Trabalhar em home office exige regras. É importante estabelecer como as decisões serão comunicadas, como as reuniões irão acontecer e quem será a pessoas responsável por cada uma das etapas do trabalho.

A necessidade de deixar as regras claras é ainda maior quando se trabalha em home office, uma vez que a comunicação fica um pouco mais dificultada uma vez que cada pessoa está na sua casa, por isso, criar regras desde o início é essencial para assegurar a fluidez do trabalho.

2. DEVEM MANTER A ROTINA MATINAL E SEREM PONTUAIS

Trabalhar em casa oferece a opção de fazer certas coisas que muito provavelmente não faria se estivessem a trabalhar no escritório.

Para que não se deixem levar pela flexibilidade que o home office proporciona, o ideal é manterem-se o mais próximo possível da mesma rotina que teriam se tivessem que ir para o escritório.

Importante será que cumpram sempre o seu horário de trabalho habitual e que evitem atrasos. Em ocasiões como as reuniões telefónicas ou por videochamada, por exemplo, é necessário pensar que cada um dos colegas de trabalho fez o seu planeamento de forma independente. Portanto, o atraso de uma pessoa pode colidir com a programação de outra.

3. FAZER O PLANEAMENTO DAS TAREFAS DIÁRIAS

Para além de programar o que fazer no dia, é importante pensar no planeamento das tarefas a realizar. Um bom planeamento pode ajudar a evitar atrasos e é também uma forma de não deixar nada para trás.

Além disso, é importante referir que ao trabalhar a partir de casa, muito provavelmente será necessário fazer mais ligações para os colegas de trabalho, uma vez que eles não estão presentes. Assim, é fundamental fazer o planeamento também da frequência e a duração dessas chamadas.

4. COMUNICAÇÃO ENTRE AS EQUIPAS É FUNDAMENTAL

Uma ferramenta como a videochamada permite que rapidamente os seus colaboradores possam falar entre eles e até mesmo realizar reuniões com os seus clientes.

Existe uma outra ferramenta onde pode juntar todos os seus colaboradores e permitir que falem entre eles através de chat, permitindo assim uma rápida comunicação Outra tecnologia que pode aumentar sua produtividade são as ferramentas de partilha de documentos.

Estas ferramentas irão permitir que os seus colaboradores consigam guardar ou aceder a documentos que estão armazenados na cloud (nuvem), facilitando assim o acesso rápido aos documentos. Existem soluções que permitem que estes acessos à informação sejam realizados de uma maneira segura.

5. TER CONFIANÇA QUE AS TAREFAS CONTINUAM A SER REALIZADAS

Para que o ambiente de trabalho seja positivo durante o home office e aumente ainda mais a produtividade, é fundamental ter confiança nos seus colaboradores e saber que eles continuam a realizar as suas tarefas como se estivessem no escritório.

Esta confiança muitas vezes é afetada pelo fato de não ver e não saber o que os seus colaboradores estão a fazer. Para evitar que isto aconteça, é importante que os seus colaboradores tenham as suas tarefas bem definidas e que comuniquem sempre com o seu gestor o que fizeram.

Poderão ser feitas reuniões rápidas de manhã, ou sempre que considerar necessário, para falarem nas tarefas e explicar como tem corrido o desenvolvimento das tarefas e se conseguiram realizar ou não todas as tarefas.

Se o tema lhe interessa, pode sempre consultar este ebook e descobrir como criar o ambiente de trabalho do futuro e como a mobilidade digital permite otimizar os recursos existentes e ter equipas mais produtivas.

Paulo Magalhães, CEO | INOVFLOW