A gestão de stocks é o pilar do equilíbrio entre assegurar o stock suficiente para responder rapidamente às necessidades dos seus clientes e evitar o excesso de mercadoria armazenada. Para isso, é fundamental adotar um software de gestão de stocks que permita ter um controlo eficiente e em tempo real da mercadoria disponível, facilitando os processos administrativos e minimizando os erros operacionais. O tempo de disponibilização de um produto desde que é encomendado até que chega ao consumidor final tem um peso cada vez maior na decisão e fidelização dos clientes.
Se os clientes não encontraram o que procuram em tempo útil, isso pode significar a perda de vendas. Por isso, é vital que as empresas tenham uma cadeia de abastecimento ágil e o stock adequado para responder às exigências dos seus clientes. Contudo, se ter um stock deficitário pode comprometer as suas vendas, por outro lado, ter um stock elevado pode ter impacto na liquidez e na flexibilidade da sua empresa para reagir às flutuações de mercado. Um dos desafios das empresas é precisamente este: obter o equilíbrio entre ter sempre stock suficiente para dar uma resposta célere às encomendas, mas evitar o excesso de mercadoria armazenada e os respetivos custos operacionais.
Como garantir um controlo eficiente do seu stock
Já lá vai o tempo em que a gestão de stocks era feita em folhas de excel. Nos modelos de gestão atuais, qualquer que seja a dimensão da sua empresa, ou área de negócio, o segredo para um controlo eficiente é contar com um software de gestão de stocks.
Cada vez menos complexas, mais intuitivas e adaptadas ao negócio a que se destinam, estas soluções de gestão de stock são uma opção eficaz tanto para pequenas, como para médias ou grandes empresas.
A automatização dos processos permite um controlo rigoroso das entradas e saídas de cada produto, gerir localizações nos armazéns, otimizar o picking e packing e obter um controlo rigoroso de custos.
Solução de gestão de armazéns
Hoje em dia já existem ferramentas tecnológicas que permitem uma gestão inteligente de armazéns. O ideal será mesmo uma solução de gestão de armazéns, ou Warehouse Management System (WMS), integrado no ERP, ou seja, num sistema de gestão central. Nesse caso, os ganhos serão maiores, pois será muito simples partilhar informação em tempo real entre os vários departamentos da sua empresa, facilitando assim as tarefas administrativas e o controlo financeiro.
Um sistema integrado entre o ERP e o WMS proporciona uma gestão transversal da cadeia de abastecimento, tendo o controlo de todo o processo desde a gestão de aprovisionamento até à entrega ao cliente.
Para tal, é importante perceber as valências e ganhos de cada um dos sistemas que, em conjunto, traduzem a otimização de todos estes processos. Ao sistematizar a gestão de stocks, garante uma resposta mais eficiente às exigências dos clientes, ao mesmo tempo que agiliza o trabalho dos operadores de armazém e obtém um controlo logístico muito mais rigoroso.
Quais os ganhos que um software de gestão de stocks traz à sua empresa?
Em primeiro lugar temos de perceber que o sucesso da gestão de stock é transversal ao ERP e respetivo WMS, sendo que a cada um deles estão inerentes mais-valias.
No ERP:
- Apoio no cálculo de custos – ferramentas de apoio ao custo ajudam a calcular com precisão o preço de custo dos materiais através de algoritmos de cálculo do custo capazes de proceder ao cálculo de quaisquer cenários com impacto no custo dos artigos, através de uma lógica de cálculo única, flexível, sólida.
- Cálculo automático de necessidade de compra: através de um sistema de gestão de stocks consegue identificar um stock mínimo a partir do qual o sistema alerta para a necessidade de comprar a fornecedores, podendo também considerar as encomendas em carteira, as ordens de fabrico ou outros parâmetros definidos previamente. Dispõe ainda de ferramentas de apoio à projeção de necessidades de compra que simplificam todo o processo de aprovisionamento. Isto permite uma gestão rigorosa de stocks, conhecendo em tempo real qual a quantidade de produtos em armazém e quantos necessita comprar para satisfazer as encomendas em carteira.
- Recodificação de artigos: quando pretende recodificar um artigo e transferir o seu stock para o novo código, um sistema de gestão de stocks dá suporte a esse processo.
- Gestão de condições comerciais e campanhas: apoio na negociação com clientes e fornecedores através da possibilidade de estabelecer contratos comerciais e campanhas promocionais.
- Reservas de stock: pode efetuar reservas de stocks para encomendas de clientes, ordens de fabrico ou outras ações consumidoras de stocks. Os artigos ficam cativos para essas operações, não correndo qualquer risco de falha de stock sempre que o mesmo seja reservado previamente.
No WMS:
- Planeamento de execução das tarefas de armazém: informação precisa sobre quais as encomendas a fornecedor a rececionar, encomendas de cliente a expedir e transferências de armazém por expedir / rececionar. Efetuar ondas de picking orientadas à expedição, podendo ser definidas com base em critérios de prazos de entrega, prioridade de clientes ou rotas de expedição.
- Geração automática de tarefas de picking: de acordo com as encomendas em carteira, criar automaticamente tarefas de picking para ser efetivada a saída dos materiais, não havendo necessidade de apoio administrativo. Neste processo as tarefas são automaticamente disponibilizadas para execução aos operadores. A execução dessas tarefas resulta também na respetiva lista de packing para acompanhamento da expedição.
- Controlo da expedição dos materiais: controlar a carga nos veículos dos volumes a expedir garante que nada fica para trás e que as entregas são efetuadas sem falhas.
- Controlo de tudo o que tem em armazém: informação precisa sobre quais as quantidades que tem em armazém, em que localizações se encontra e quais as suas características como por exemplo lotes, estados e números de série.
- Gestão de validades: permite ter o controlo sobre quais as validades mínimas que devem ser garantidas para expedição para determinados clientes. Desta forma consegue-se garantir que nenhum cliente recebe mercadoria com uma validade inferior à pretendida.
- Gestão da qualidade dos artigos / entregas: processo de controlo de qualidade tanto na entrada como na saída da mercadoria permitem garantir que os artigos são rececionados e expedidos com os padrões de qualidade pretendidos. Este controlo permite também aferir a qualidade de entrega dos fornecedores.
- Transferências de stock de armazém mais simples: as transferências entre armazéns resultam nos respetivos processos de saída e de entrada da mercadoria. Estes são processos independentes e intrínsecos à operação de cada armazém onde o trabalho é devidamente separado e planeado para execução no seu respetivo armazém. Desta forma, é garantido que cada armazém apenas se foca no trabalho que tem para realizar sendo mais eficiente e eficaz no seu processo.
- Gestão de Stock de Terceiros: a gestão de stock de terceiros, mais comum nos operadores logísticos é um processo em que os seus clientes lhes confiam a sua operação logística. Aqui é importante ter por parte do sistema de gestão de armazém uma correta separação dos stocks dando informação precisa para o seu proprietário. O sistema de gestão de armazéns auxilia e calcula também os valores a cobrar de movimentos de entrada, de saída, dias de armazenamento e custos fixos operacionais.
Transversais:
- Mais rentabilidade: com uma gestão eficiente do stock pode prevenir perdas avultadas, nomeadamente no caso de produtos perecíveis, por exemplo. Ao implementar um sistema de gestão de stocks pode monitorizar a saída e rotatividade dos produtos em armazém para que sejam vendidos antes que se tornem “stock morto”. Quantos mais produtos movimentar, maiores serão as receitas e menores as perdas.
- Facilidade de identificação de origem e percurso de produtos em inconformidade: um sistema de gestão de stocks permite efetuar o rastreio da mercadoria desde o momento em que deu entrada em armazém, até ao momento da distribuição. Esta rastreabilidade é extremamente útil para detetar a origem de não conformidades, sendo mais fácil recolher artigos que não cumprem as normas de qualidade e identificar a origem do problema.
- Informação atualizada em tempo real: se recorrer a um sistema de gestão de stock integrado com o ERP, a informação de stock é atualizada para todos os utilizadores – compras, vendas e contabilidade – de forma integrada e em tempo real. Desta forma é possível ter uma perspetiva ampla e um controlo eficaz do seu negócio, com ganhos de tempo e de produtividade.
- Entregas sem falhas: entregar no tempo correto e sem falhas é provavelmente o maior ganho na implementação de sistemas de gestão de stocks. Para se conseguir atingir este objetivo é importante que os ERP e o WMS funcionem como um todo, uma vez que existem processos inerentes a cada um deles fundamentais para se conseguir atingir este objetivo. Começando pelo aprovisionamento e tirando partido dos sistemas de projeção de necessidade de compra que são essenciais para garantir que temos stock atempadamente para as encomendas, passando pelo rigor e controlo dos processos de receção e expedição dos materiais, garantindo que as regras de negócio são devidamente aplicadas e que não existem falhas, até ao controlo do que sai efetivamente das nossas portas.
O que ter em conta na hora de escolher?
Lembre-se que uma gestão de stocks ágil contribui para a satisfação e fidelização dos clientes. Não só permite reduzir custos operacionais, como também entregar as encomendas na hora certa, na quantidade desejada e na qualidade idealizada, potenciando a satisfação e fidelização dos clientes.
Não há magia por detrás de uma gestão eficiente de stocks. O segredo está na escolha de um software de gestão ajustado ao seu negócio que permita a integração e disponibilização em tempo real da informação dos vários departamentos da sua empresa, de modo a assegurar uma gestão coesa do negócio.
Vitor Ferreira Lopes, Supply Chain Product Owner | PRIMAVERA BSS
