A Lipor – Associação de Municípios para a Gestão Sustentável de Resíduos do Grande Porto, gere, valoriza e trata resíduos urbanos produzidos por oito municípios. A sua central de compras tem um papel fundamental na centralização de compras e projetos das entidades que a integram. Já no último trimestre do ano, procurámos conhecer junto de José Manuel Ribeiro, presidente do Conselho de Administração da Lipor, os contornos da sua operação, bem como se os objetivos delineados para 2023 foram cumpridos, e o que se projeta para o futuro.
SCM – Quais os principais objetivos da central de compras da Lipor?
José Manuel Ribeiro – A Lipor constituiu uma central de compras de adesão voluntária por parte dos seus municípios associados e outras entidades públicas que manifestem interesse na sua adesão, tendo como principal objetivo disponibilizar às mesmas um conjunto de bens e serviços, a preços mais competitivos, bem como facilitar e agilizar todos os procedimentos concursais.
Além de permitir centralizar e agilizar os procedimentos de aquisição de bens e serviços da Lipor e dos municípios que a integram, reduzindo as despesas e permitindo uma melhor gestão dos dinheiros públicos, a Central de Compras Lipor destaca-se por incluir, nos seus procedimentos, critérios que podem ser inovadores, tanto de sustentabilidade, como de circularidade, permitindo às entidades aderentes obter ganhos e poupanças significativas em compras sustentáveis. Por outro lado, permite uma redução muito significativa dos custos administrativos e da potencial litigância associada aos procedimentos.
Em declarações sobre as perspetivas e desafios da central de compras para o ano de 2023, foi dito que “por vezes não valorizamos convenientemente a importância da cooperação, das parcerias, na concretização de negócios”. Este é um princípio fundamental para a Lipor no que diz respeito à centralização das compras conjuntas? Quais os benefícios que traz esta visão?
A cooperação é, e sempre será, a pedra basilar da dinâmica da central de compras. Esta dinâmica assenta no diálogo com todos os interessados, enquanto garantia do bom funcionamento geral das compras partilhadas, uma vez que é absolutamente essencial existir um total alinhamento com um objetivo único: responder às necessidades comuns das entidades aderentes e, ao mesmo tempo, promover a parceria com os principais players do mercado, de forma a permitir às entidades a obtenção de contratos mais eficientes.
Este alinhamento traz vários benefícios às compras conjuntas, uma vez que promove o debate permanente de ideias e a partilha de know-how entre as entidades, a economia de escala, e a disseminação de boas práticas de políticas consideradas “verdes” e projetos inovadores.
Ainda nessas declarações, está presente a promessa de que “o ano de 2023 vai ser um ano de impulso maior na atividade da central de compras e na sua qualidade de serviço”. Já no último trimestre do ano, esta meta já foi alcançada? De que forma?
O ano de 2023 foi especialmente desafiante, tendo em conta o contexto socioeconómico atual, na perspetiva do equilíbrio necessário entre a qualidade dos bens e serviços e o custo dos mesmos. Mesmo assim, a central de compras desenvolveu reuniões com a Comissão de Acompanhamento, com uma periodicidade trimestral, de forma a promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades aderentes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações de produtos e serviços a adquirir. Além das reuniões de trabalho, desenvolveram-se, também, sessões individualizadas com as entidades, para que fosse possível atender, de uma forma mais personalizada, aos desafios sentidos na fase de execução dos contratos ao abrigo dos Acordos-Quadro, bem como acolher a eventuais sugestões e outros contributos. Adicionalmente, a central de compras criou uma newsletter periódica na qual são publicadas temáticas diretamente relacionadas, não só com a sua atividade, mas também com a área de procurement numa perspetiva geral.
Um dos objetivos a que se propuseram foi intensificar a atenção “nas compras sustentáveis”, “ser mais exigente com os fornecedores, mas também com os compradores”, no sentido de “tornar o nosso ecossistema único no interesse e no benefício de todos os parceiros”. Até ao momento conseguiram alcançar este objetivo? De que forma?
Apesar de haver ainda um longo caminho a percorrer no que diz respeito ao procurement sustentável, já muito foi feito para intensificar a atenção dos compradores e fornecedores para as vantagens de garantir a aquisição de produtos e serviços de forma mais sustentável. Esta evolução só é possível quando consideramos a verdadeira necessidade e o custo total da compra, potenciando a aquisição com o menor impacto ambiental e com um impacto social mais positivo. O envolvimento da gestão de topo das entidades que constituem a Central de Compras é, sem dúvida, uma das principais forças motrizes do desenvolvimento das nossas ações. Sem um envolvimento claro dos decisores, seria impossível delinear estratégias de procurement que possibilitassem a definição da política estratégica de compras para as entidades envolvidas. Assim, decidimos encetar esforços de forma a:
– Promover e assegurar a agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas, incluindo a consolidação do planeamento de necessidades, a análise, normalização e estandardização de especificações sustentáveis de produtos e serviços a adquirir;
– Estimar o valor do potencial de poupança a obter, através da agregação de necessidades de compra das entidades adjudicantes abrangidas envolvendo todos os compradores públicos das entidades;
– Conduzir processos negociais, no que respeita às categorias de produtos e serviços definidos como transversais e proceder, quando aplicável, à gestão dos respetivos contratos e relações com fornecedores;
– Monitorizar o desempenho e avaliar o impacto (poupanças) dos processos de negociação centralizada desenvolvidos pela Central de Compras;
As iniciativas atrás enunciadas estão, obviamente, dependentes da capacidade da Central de Compras da Lipor, de forma a desenvolver procedimentos agregados que satisfaçam as reais necessidades das entidades aderentes, mas sobretudo do envolvimento da estrutura de gestão e dos beneficiários na conceção e implementação do plano de ação. Outros fatores críticos de sucesso estão relacionados com o compromisso político, a regularidade no acompanhamento e monitorização do projeto bem como a formação aos utilizadores. Este conjunto de fatores devidamente assegurados e calibrados facilitaram a obtenção dos resultados estimados.
“O ENVOLVIMENTO DA GESTÃO DE TOPO DAS ENTIDADES QUE CONSTITUEM A CENTRAL DE COMPRAS É, SEM DÚVIDA, UMA DAS PRINCIPAIS FORÇAS MOTRIZES DO DESENVOLVIMENTO DAS NOSSAS AÇÕES”.
Quais os desafios que se perfilam para o futuro na atividade da central de compras da Lipor? Como esperam ultrapassá-los?
O contexto atual exige, cada vez mais, a importância de reconhecer o desafio na procura de soluções mais sustentáveis, e particularmente, mais circulares, que consigam dar resposta às necessidades das entidades que fazem parte do universo da central de compras. É essencial, nesta fase, desenvolver contactos com fornecedores, produtores, designers, e outras entidades especializadas na área da economia circular. Tal implica, muitas vezes, um esforço adicional na procura de soluções, cada vez mais estranguladas pela incerteza dos mercados, tanto a nível nacional como internacional, pelo abrupto aumento dos preços, e pela escassez dos bens, a nível global, num mundo assumidamente consumista.
Outro grande desafio é a falta de recursos humanos que as entidades públicas enfrentam, agravada pela necessidade do exigente controlo das regras da contratação pública, face à legislação existente. Para reduzir os riscos associados aos desafios já elencados, a central de compras irá continuar a desenvolver um conjunto de ações adaptadas às necessidades de compra de cada entidade, tendo em conta a estrutura de trabalho estabelecida por cada organização. Ademais, pretendemos desenvolver iniciativas de envolvimento do mercado, com fornecedores motivados e comprometidos com as questões ambientais, sociais e económicas que se colocam a todas as organizações públicas na atualidade. A promoção de sessões partilhadas com fornecedores e a realização de ações de benchmarking de mercado, são boas práticas efetivas que a Central de Compras espera vir a desenvolver no seu futuro próximo.
Poderá ler a entrevista completa na edição #47 da SCMedia News.
